酒店會(huì)議接待流程

　　為進(jìn)一步做好會(huì)議項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)和接待工作，確保會(huì)議客人從入住到撤離全方位的服務(wù)過(guò)程準(zhǔn)確、到位、順暢和協(xié)調(diào)，根據(jù)酒店實(shí)際情況，制定會(huì)議接待相關(guān)規(guī)定如下：

　　一、責(zé)任分工

　　1、總負(fù)責(zé)人：營(yíng)銷部經(jīng)理。會(huì)議接待工作由營(yíng)銷部負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和處理會(huì)議接待全程中的各類工作事項(xiàng)。

　　2、總跟進(jìn)人：營(yíng)銷部指定的營(yíng)銷代表為會(huì)議總跟進(jìn)協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會(huì)議全程跟蹤，組織、協(xié)調(diào)、檢查、督促會(huì)議接待各項(xiàng)工作落實(shí)情況。

　　具體職責(zé)：

　　A、負(fù)責(zé)處理和接洽客戶預(yù)訂；

　　B、根據(jù)預(yù)訂信息對(duì)接待任務(wù)提出具體安排意見(jiàn)，制定并印發(fā)會(huì)議接待計(jì)劃；

　　C、組織、協(xié)調(diào)會(huì)議所涉及的各部門(mén)工作；

　　D、于會(huì)議召開(kāi)前的有效準(zhǔn)備時(shí)間內(nèi)，對(duì)各相關(guān)部門(mén)工作完成情況進(jìn)行檢查和驗(yàn)收；

　　E、協(xié)調(diào)解決會(huì)議進(jìn)程中的各類事項(xiàng)，滿足客人的合理需求，確保會(huì)議接待質(zhì)量；

　　F、跟辦會(huì)議結(jié)賬工作，確保酒店結(jié)賬安全；

　　G、征求客戶意見(jiàn)，填寫(xiě)意見(jiàn)反饋，對(duì)會(huì)議接待工作進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。

　　3、企劃部：負(fù)責(zé)會(huì)議背景幕、條幅、指示牌、會(huì)簽、宣傳品的設(shè)計(jì)和制作工作。

　　4、餐飲部：負(fù)責(zé)會(huì)議室準(zhǔn)備、會(huì)議服務(wù)、會(huì)議用餐工作。

　　A、根據(jù)營(yíng)銷部會(huì)議接待計(jì)劃要求和營(yíng)銷代表的要求，準(zhǔn)備會(huì)議室的各類用品，對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生清潔，按規(guī)范要求進(jìn)行擺臺(tái)和布置；

　　B、安排會(huì)議服務(wù)人員，迎送會(huì)議賓客，在會(huì)議進(jìn)程中進(jìn)行有效服務(wù)；

　　C、按會(huì)議訂單要求組織后廚準(zhǔn)備會(huì)議用餐；

　　D、負(fù)責(zé)安排和組織會(huì)議用餐服務(wù)。

　　5、客房部：負(fù)責(zé)會(huì)議客人用房準(zhǔn)備和服務(wù)工作，負(fù)責(zé)公共區(qū)域衛(wèi)生清潔。

　　6、前廳部：負(fù)責(zé)會(huì)議客人接待引領(lǐng)及相關(guān)服務(wù)工作，關(guān)注來(lái)賓情況，妥善處理客人投訴。

　　7、保安部：維持酒店正常經(jīng)營(yíng)秩序，檢查和關(guān)注會(huì)議期間所有營(yíng)業(yè)場(chǎng)所的安全和保衛(wèi)工作。

　　9、工程部：解決相關(guān)部門(mén)提出的保修指令，保證會(huì)議期間的設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。

　　10、財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)客人結(jié)賬工作，確認(rèn)結(jié)賬方式，做好結(jié)賬統(tǒng)計(jì)，與營(yíng)銷部和各接待部門(mén)密切聯(lián)絡(luò)，確保酒店結(jié)賬安全。

　　11、行政部：負(fù)責(zé)會(huì)議接待質(zhì)檢工作，處理酒店內(nèi)部投訴，對(duì)大型會(huì)議人力資源進(jìn)行調(diào)配。

　　二、會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)

　　1、大型會(huì)議（200—1000人）

　　A、地點(diǎn)：千人宴會(huì)廳

　　B、總跟進(jìn)人：營(yíng)銷部經(jīng)理親自接待跟進(jìn)，多名營(yíng)銷員協(xié)調(diào)配合跟進(jìn)工作。

　　C、會(huì)場(chǎng)布置：

　　酒店外圍：根據(jù)客人需要設(shè)彩虹門(mén)、空飄。

　　雨搭：根據(jù)客人需要設(shè)固定字幕或游動(dòng)字幕。

　　大堂：設(shè)接待臺(tái)，根據(jù)客人需要提供臺(tái)布、臺(tái)裙、工作椅、禮品臺(tái)等物品。接待臺(tái)大堂門(mén)口設(shè)指示牌。

　　會(huì)場(chǎng)入口處：設(shè)立指示牌，營(yíng)銷代表和會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員負(fù)責(zé)迎送。

　　主席臺(tái)：設(shè)背景幕，主席臺(tái)前擺放鮮花，頂額掛會(huì)議橫幅，根據(jù)會(huì)議需要設(shè)立式講臺(tái)或課桌式講臺(tái)，準(zhǔn)備有線麥克和無(wú)線麥克，根據(jù)會(huì)議需要安設(shè)啟航輪。

　　臺(tái)形：根據(jù)會(huì)議特點(diǎn)和客人需求擺放課桌型或圓桌式臺(tái)型，課桌式臺(tái)面按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)擺放茶具、礦泉水、便箋、茶墊、口巾等。課桌式臺(tái)型鋪綠色或白色桌布，圍臺(tái)裙。圓桌式臺(tái)型桌面另外擺放水果和茶點(diǎn)，桌面鋪白色臺(tái)布，椅子套白色椅套。

　　綠植花卉：干凈無(wú)塵，無(wú)黃葉，擺放于會(huì)場(chǎng)四周，整齊對(duì)稱，有觀賞性，盡可能準(zhǔn)備紅色系花卉。

　　D、工作安排

　　迎送：營(yíng)銷部經(jīng)理、前廳部經(jīng)理須親自帶領(lǐng)營(yíng)銷員、禮賓員在大堂入口處迎送賓客。

　　接待：安排1-2名營(yíng)銷代表配合客戶發(fā)放資料，提供會(huì)議問(wèn)詢、引領(lǐng)服務(wù)。

　　會(huì)場(chǎng)服務(wù)：根據(jù)會(huì)議實(shí)際需要安排服務(wù)人員，會(huì)議接待主管和領(lǐng)班全程跟蹤指導(dǎo)會(huì)場(chǎng)服務(wù)，餐飲部經(jīng)理親自檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備和服務(wù)情況。營(yíng)銷部經(jīng)理和跟進(jìn)營(yíng)銷員全程跟蹤會(huì)議。

　　翻臺(tái)：會(huì)議和用餐均在千人宴時(shí)，利用客人休息時(shí)間及時(shí)翻臺(tái)。

　　會(huì)議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開(kāi)兩天及兩天以上的會(huì)議，營(yíng)銷人員要及時(shí)主動(dòng)了解客人意見(jiàn)與需求，及時(shí)協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

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本文轉(zhuǎn)載自互聯(lián)網(wǎng)

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