酒店會議接待流程

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　　2、中型會議（50-200人）

　　A、會議地點：昆侖廳

　　B、總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷人員。重要會議營銷部經(jīng)理親自跟進(jìn)。

　　C、會場布置

　　懸掛會議條幅，設(shè)背景幕，主席臺設(shè)立式講臺或課桌式講臺，擺放鮮花，準(zhǔn)備有線麥克和無線麥克、根據(jù)會議需要準(zhǔn)備投影儀、白板等。

　　臺形：根據(jù)客人需要按劇場式、課桌式或圓桌式擺放，鋪白色、紅色或綠色桌布及臺裙，課桌式臺形擺放茶具、礦泉水、紙、筆等。

　　綠色植物：干凈無塵，無黃葉，擺放于會場四周，整齊對稱。

　　大堂門口處：設(shè)立會議接待處，接待臺鋪綠色或紅色臺布，并釘好臺裙。設(shè)立指示牌，安排禮賓人員和營銷代表提供迎送、領(lǐng)引、問詢服務(wù)。

　　會場入口處：設(shè)立指示牌，安排會場服務(wù)人員做好迎送。

　　翻臺：會議和用餐均在昆侖廳時，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會議協(xié)調(diào)：連續(xù)召開兩天及兩天以上的會議，營銷人員要及時主動了解客人意見與需求，及時協(xié)調(diào)改進(jìn)工作。

　　D、會場服務(wù)

　　根據(jù)會議需要安排會場服務(wù)人員，會議接待領(lǐng)班和營銷人員全程跟蹤會議服務(wù)。

　　3、小型會議（50人以下）

　　A、會議總跟進(jìn)人：營銷部指定營銷代表

　　B、會場布置：

　　臺形：根據(jù)客人需要按回形或U形擺放，懸掛會議條幅，準(zhǔn)備麥克、紙、筆、礦泉水、擺放茶具

　　綠植花卉：擺放于回形、U形中心處，以及會場四周，整齊對稱，無灰塵、無黃葉，根據(jù)客人需求和會議層次，回形中心處也可擺放鮮花。

　　翻臺：會議和用餐在同一場地，利用客人休息時間及時翻臺。

　　會場服務(wù)：

　　根據(jù)會議需要安排會議服務(wù)人員，會議接待領(lǐng)班檢查指導(dǎo)會議服務(wù)情況。營銷代表全程跟蹤會議服務(wù)。

　　三、會議質(zhì)檢

　　1、行政人事部和營銷部共同負(fù)責(zé)會議接待質(zhì)量檢查工作。營銷部總跟進(jìn)人與行政人事部質(zhì)檢員對各相關(guān)部門的工作落實情況于會前逐一進(jìn)行檢查，填寫《會議接待質(zhì)量綜合評定一覽表》，相關(guān)部門會議接洽人簽字確認(rèn)。會議結(jié)束后征求客人意見，對各部門會議接待工作進(jìn)行總結(jié)。

　　2、對于大型會議、重要會議，行政人事部須全程跟蹤質(zhì)檢。

　　3、參與接待的全體部門根據(jù)會議接待工作實際填寫會議接待意見反饋，并報送行政人事部。

　　4、行政人事部根據(jù)會議質(zhì)檢和各部門意見反饋，對會議接待工作進(jìn)行總體評價，并報送總經(jīng)辦。

　　5、對于工作中出現(xiàn)的不作為事項和責(zé)任問題，經(jīng)行政人事部調(diào)查了解情況屬實，酒店將對相關(guān)責(zé)任人實施處罰。

　　四、具體要求

　　1、各部門要顧全大局，相互配合，密切協(xié)作，特別是各有關(guān)部門要配合好營銷部的工作，接受營銷部的組織、協(xié)調(diào)、安排和指揮。

　　2、各有關(guān)部門相關(guān)人員在會議接待工作中，要善于發(fā)現(xiàn)問題，及時排查會議接待可能出現(xiàn)的漏洞，除按計劃要求做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作外，還要結(jié)合本部門崗位工作實際做好接待預(yù)案，相互提醒。對于接待計劃未予明確要求、部門未有預(yù)見，在會議接待中出現(xiàn)責(zé)任問題，問題出現(xiàn)在哪個部門，哪個部門與營銷部共同承擔(dān)責(zé)任。所有參與接待人員要熟知會議相關(guān)事項。

　　3、營銷部要詳細(xì)、準(zhǔn)確地了解會議各項信息及主辦方的要求，會議接待計劃要準(zhǔn)確、詳細(xì)，原則上至少提前兩天印發(fā)會議接待計劃，大型會議提前一個星期印發(fā)，

　　4、對于會議接待過程中不確定性事項，營銷人員要勤與客人溝通聯(lián)絡(luò)，準(zhǔn)確掌握會議動態(tài)和變更信息，及時通知各有關(guān)部門，妥善處理和協(xié)調(diào)酒店內(nèi)部與會議接待相關(guān)的各項工作。對于接待過程中的變更信息，各部門要認(rèn)真對待，急客人所急，克服困難，盡己所能滿足客人的合理需求，提高酒店美譽度。

　　5、各部門要指定會議接待接洽人，負(fù)責(zé)與營銷部營銷人員工作對接。會議接洽人名單報至營銷部和總經(jīng)辦，有變動做到隨時通知。

　　6、做好會議信息對接，營銷部會議總跟進(jìn)人要把各部門的接洽人介紹給會議主辦方，以方便客人隨時解決相關(guān)接待事項。對于會議主辦方的需求，各部門相關(guān)接洽人要妥善解決，并及時將主辦方需求信息反饋給總跟進(jìn)人，確保酒店賬款安全。

　　7、營銷部對客賬結(jié)算工作負(fù)總責(zé)，須將會議訂房標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量、訂臺標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量、有償提供物品、結(jié)賬人、結(jié)賬方式等賬務(wù)信息提前告之各有關(guān)

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本文轉(zhuǎn)載自互聯(lián)網(wǎng)

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