辦公設備管理制度

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第一章      總則

　　第1條為了保證公司辦公設備正常運轉，提高辦公設備工作效率和使用效率，特制定本制度。

　　第2條本制度所指辦公設備包括電話、電腦、打印機、復印機、傳真機等。

　　第3條本制度適用于公司全體員工。

　　第二章     辦公設備購買

　　第4條辦公設備購買由各部門在年初部門計劃中統(tǒng)一列入預算，經(jīng)公司領導審批后由辦公事務部門統(tǒng)一以招標形式購買。

　　第5條對于臨時增購的辦公設備要經(jīng)總經(jīng)理審批同意方可。

　　第三章    電腦使用管理

　　第6條專人專管

　　(1)每臺電腦指定專門人員上機，負責日常操作，非操作人員不得隨意上機。

　　(2)電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經(jīng)批準不得向任何人泄露。

　　第7條操作規(guī)定

　　(1)嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩電子游戲。

　　(2)不得使用未經(jīng)病毒檢查的軟盤，防止病毒入侵。

　　(3)嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。

       第8條病毒防護

　　(1)裝有軟驅的計算機一律不得入網(wǎng)。

　　(2)對于聯(lián)網(wǎng)的計算機，任何人在未經(jīng)批準的情況下，不得從網(wǎng)絡復制軟件或文檔。

　　(3)對于尚未聯(lián)網(wǎng)的計算機，其軟件的安裝由電腦室負責。

　　(4)任何計算機需安裝軟件時，須由相關專業(yè)負責人提出書面報告，經(jīng)部門主管同意后，由專業(yè)人員負責安裝。

　　(5)所有計算機不得安裝游戲軟件。

　　(6)數(shù)據(jù)的備份由相關專業(yè)負責人管理，備用的軟盤由專業(yè)負責人提供。

　　(7)軟件在使用前，必須確保無病毒。

　　(8)任何人未經(jīng)過他人同意，不得使用他人的電腦。

       第9條硬件保護

　　(1)除負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機設備。

　　(2)硬件維護人員在拆卸計算機時，必須采取必要的防靜電措施。

　　(3)硬件維護人員在作業(yè)完成后或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原。

　　(4)各部門負責人必須認真落實所轄計算機及配套設備的使用和保養(yǎng)責任。

　　(5)各部門負責人必須采取必要措施，確保所用計算機及外設始終處于整潔和良好的狀態(tài)。

　　(6)所有帶鎖的計算機，在使用完畢或離去前必須上鎖。

　　(7)對于關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電設施以保護電源。

　　第10條電腦保養(yǎng)

　　(1)保持電腦的清潔，嚴禁在電腦前吸煙、吃東西等，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕。應退出系統(tǒng)并關閉電腦，蓋上防塵罩。確保所用的電腦及外設始終處于整潔和良好狀態(tài)

　　(2)定期（每月末）時電腦內資料進行整理，做好備份及刪除不必要的文件資料，空間的暢足。備份的磁盤由電腦管理員保管。

　　(3)定期（每月一次）由指定的專業(yè)電腦維護公司進行維護和保養(yǎng)。

　　第四章    電話使用管理

       第11條電話由行政部統(tǒng)一負責管理，各部門主管負責監(jiān)督與控制使用。

　　第12條每次通話時間以3分鐘為限。通話時應簡潔扼要，以免耗時占線、浪費資金。

　　第13條使用前應對通話內容稍加構思或擬出提綱。

　　第14條各種外線電話須配置專用長逢電話記錄表，并逐次記錄使用人、受話人、起止時間、聯(lián)絡事項及交涉結果。該記錄表每月轉辦公事務主管審閱。

　　第15條長途電話限主管以上人員使用，其他人員使用長途電話需先經(jīng)主管批準。

　　第16條禁止因私撥打長途電話。

　　第五章     打印機、復印機使用管理

　　第17條打印機、復印機由專人負責管理使用，其他人員未經(jīng)批準不得擅自使用。

　　第18條打印、復印文件資料要辦理審批手續(xù)，詳細填寫打印、復印的時間、標題、份數(shù)、密級，經(jīng)主管批準簽字后方可。

　　第19條凡需打印的文件、表格等，字跡要清楚、語句要通順。打印的文件由擬稿部門負責校對。

　　第20條為確保復印機的安全運轉，每天開機時間不宜過長，急件經(jīng)主管批準后，方可臨時開機。

　　第2l條打印復印人員要嚴守文件內容，做到不泄密、不失密。

　　第六章   傳真機使用管理

      第22條傳真機由專人保管使用，其他人員不得自行使用。

　　第23條不得使用傳真機傳送個人材料，機密文件需經(jīng)公司領導批準。

　　第24條建立傳真登記、簽收制度，立檔備案。

　　第25條每天下班后，傳真機設置為自動接收，以防止遺漏重要文件。

　　第七章    其他辦公設備使用管理

　　第26條專管專用。公司所有辦公設備都要指定專人使用，其他人員若使用必須經(jīng)設備主管人員批準方可。

　　第27條辦公設備要定期進行養(yǎng)護，以免老化影響使用。

　　第28條辦公設備使用人員要保證設備的安全。如果能夠上鎖，全部上鎖；如果因使用人員過失造成辦公設備丟失，要追究相關責任人責任。

　　第八章     辦公設備使用監(jiān)管

　　第29條公司辦公事務部門負責對辦公設備使用情況進行不定期檢查。

       第30條公司辦公事務部門對違規(guī)使用人員有提請?zhí)幜P的權力。

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本文轉載自互聯(lián)網(wǎng)

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