淺談酒店采購管理工作

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　　一、采購部對物品包括一般物品、食品、飲料、工程物品的采購，可以采用以下幾種方法：

　　1、公開市場采購。亦稱競爭價格采購，適用于采購次數(shù)頻繁，需要每日進貨的食品原料。采購部通過電話聯(lián)系或商函，或通過與供貨單位直接洽商，取得所需食品原料的報價，一般每種原料至少應取得一個供貨單位之報價，分別登記在采購申請單上，經(jīng)過比質比價，選擇其中最好的供貨單位。

　　2、無選擇采購。在較特殊的情況下，酒店所需要采購的某種原料在市場上奇缺，或僅有一家供貨單位，或酒店必須得到此物品及食品原料。此時，采購部往往采取無選擇采購方法，即連同采購申請單開出空白支票，由供貨單位填寫。

　　3、成本加價采購。某種物品或食品原料的價格漲落變化較大或很難確定其合適價格時，可以采用成本加價法。此處說的成本指批發(fā)商、零售商等供貨單位的商品成本。在某種情況下，供貨單位和采購部雙方都把握不住市場價格動向，于是便采用此法成交。即在供貨單位購入原料時所花的成本上酌加一個百分比，作為供貨單位的盈利部分。

　　此法對供貨單位而言，減少了因價格的驟然下降可能帶來的虧損危險；對采購單位而言，加價的百分比一般比較小，也比較合算，采取成本加價方法的主要困難是很難準確掌握供貨單位物品的真實成本，因此酒店采購時較少采用此方法。

　　4、招標采購。它是一種比較正規(guī)的采購方法。一般只有大型企業(yè)使用。采購單位把所需采購的物品名稱及規(guī)格標準，以投標邀請的形式寄給各有關供貨單位，供貨單位接到邀請后即行投標，報出價格，亦以要密封文件的形式寄回采購單位。一般而言，凡其物品能符合規(guī)格標準，出價格低者中標。

　　這種方法有利于采購單位選擇最低的價格但由于此法要求雙方簽訂采購合同，因而又不利于采購單位在執(zhí)行合同期間另行采購價格可能更低廉，質量更合適的物品原料。

　　5、“一次停靠”采購。酒店營業(yè)所需的物品原料品質繁多，必須向眾多的供貨單位采購，這就意味著酒店每天必須花費大量的人力和時間處理票據(jù)和驗收進貨。為了減少采購、驗收工作的成本費用，有的酒店使用“一次性停靠”采購法，如果屬于同一類的各種原料、物資、酒店都向同一個單位購買，這樣只需要向供貨單位開出一張訂單，接收一次送貨，處理一張票據(jù)。

　　然而，這種方法對大型酒店而言，仍不理想，于是酒店采購也使用超級市場購物方式。這種超級市場是現(xiàn)在逐漸建立的酒店物資源共享供應公司，它可以使酒店原料物資源共享供應及時無缺，而且每月訂貨，驗收次數(shù)大大減少，降低了采購費用。

　　6、合作采購。合作采購是三家以上的酒店企業(yè)組織起來，聯(lián)合采購某種物品原料。其主要優(yōu)點是通過大批量采購，各酒店有機會享受優(yōu)惠價格。盡管各酒店各有特色，但完全可以運用合作采購的方法采購某種相同標準的食品、飲料及各種通用物品。

　　7、集中采購。酒店管理公司或集團往往建立地區(qū)性的采購辦公室，為本公司該地區(qū)的酒店企業(yè)采購各種物品食品等，具體做法是各酒店將各自所需要的原料、物品及數(shù)量定期上報公司采購辦公室，辦公室匯總后集中采購。訂貨后，可根據(jù)具體情況，由供貨單位分別運送到各個酒店企業(yè)，也可由采購辦公室統(tǒng)一驗收，隨后再行分送。

　　集中采購的優(yōu)點是由于批量大，往往可以享受優(yōu)惠價格集中采購便于與更多的供貨單位商洽，原料質量和價格上有更多的選擇余地；集中采購可以減少各酒店企業(yè)采購員營私舞弊的機會。當然，集中采購也有不足之處，如各酒店只接受采購辦公室采購的食品原料，不利于酒店自己的經(jīng)營特色或特殊需要；由于集中采購，酒店不得不放棄當?shù)乜赡艹霈F(xiàn)的廉價物品原料，集中采購可能趨使酒店菜單雷同，使酒店自行修改菜單的能力受到局限，不利于酒店創(chuàng)造獨特風格。以上采購方法，各酒店應根據(jù)自己酒店類型、規(guī)模、級別檔次、隸屬形式、業(yè)務特點、市場條件等因素，選擇合適的采購方法。

　　二、倉庫主管的主要職責：

　　1、 服從采購部經(jīng)理指示，負責酒店多種物品資源共享的申購，驗收、保管及發(fā)放業(yè)務的組織管理工作。

　　2、根據(jù)部門的用量確定食品飲料及物品的庫存量，負責審核申請采購單，寫清各種物資共享的品名、數(shù)量、國內(nèi)購買還是進口等項目。

　　3、監(jiān)督檢查執(zhí)行收貨的程序與標準的情況，嚴格入庫前把關，嚴格審核訂單和發(fā)票，對所有入庫物資源共享的數(shù)量、質量、包裝、衛(wèi)生等進行檢查，對于低質量物品提出退貨或拒收意見。

　　4、督導庫房保管員認真填寫帳卡，根據(jù)收貨日報表及時放賬；嚴格執(zhí)行物資源共享發(fā)放規(guī)定，堅持原則辦理領取手續(xù)，按提貨單上數(shù)量發(fā)放并銷賬。督導并參與庫房每月盤點，做到帳物相符，出現(xiàn)差錯及時處理。

　　5、加強對食品庫，酒水庫和物品庫的管理，對于保質期快到和使用慢的食品飲料，即時發(fā)給使用部門在保持期內(nèi)用完；對于過期或破損的食品要及時報損；不準把不合格食品、飲料發(fā)入給使用部門，嚴格執(zhí)行〈食品衛(wèi)生法〉加強檢疫工作確保衛(wèi)生安全。

　　6、保證供應的前提下，不斷貨、不積壓，使物資源共享周轉快，縮短存放的時間，少占用資金；把庫存量及時通告各使用部門，并根據(jù)市場情況提出申請采購建議，隨時填寫采購單；以保證標準庫存量，保證營業(yè)需要。

　　7、制定庫房安全管理規(guī)定并監(jiān)督檢查庫房的安全工作，物品要按“五距”碼放，制定庫房消防安全管理規(guī)定。加強鑰匙管理執(zhí)行庫房安全管理制度，發(fā)現(xiàn)問題及時上報解決。

　　8、負責庫房、收貨的日常工作，分配員工工作，檢查員工執(zhí)行工作程序與標準的情況。制訂庫房員工培訓計劃并執(zhí)行，定期考核評估員工，對員工的獎懲提出建議。

　　9、協(xié)助采購部經(jīng)理控制物品，食品、飲料的進價，分析市場行情，積極提出改進工作建議協(xié)助經(jīng)理做好庫房的管理工作。

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本文轉載自互聯(lián)網(wǎng)

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