財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的優(yōu)勢(shì)

   以前說(shuō)到飯店財(cái)務(wù)，大家就會(huì)想到記賬、算賬；說(shuō)到飯店財(cái)務(wù)管理，大家同樣會(huì)想到那是計(jì)財(cái)部的事，與其他部門(mén)沒(méi)關(guān)系。而現(xiàn)代飯店財(cái)務(wù)管理則是飯店經(jīng)營(yíng)管理的核心。任何一個(gè)部門(mén)、任何一個(gè)人都和財(cái)務(wù)管理發(fā)生著關(guān)系，凡涉及飯店資金流向的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從采購(gòu)到加工、到銷售、到資金回籠、再到采購(gòu)，都滲透著財(cái)務(wù)管理。飯店資金的循環(huán)過(guò)程稱作飯店供應(yīng)鏈體系，供應(yīng)鏈體系是否高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)，決定著飯店財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。  

   目前，飯店行業(yè)的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置一般根據(jù)不同的規(guī)模、等級(jí)和內(nèi)部管理的需要而制定，沒(méi)有固定一成不變的模式。大部分飯店財(cái)務(wù)部共由五部分組成：會(huì)計(jì)核算、審計(jì)、收銀、采購(gòu)和供應(yīng)(庫(kù)房)，財(cái)務(wù)總監(jiān)直接分管財(cái)務(wù)部及其采購(gòu)、供應(yīng)；財(cái)務(wù)部是直接由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)重要部門(mén)，財(cái)務(wù)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置決定了財(cái)務(wù)部的特殊地位。從實(shí)踐中我深深體會(huì)到這種財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的好處是：  

   其一，可以建立相應(yīng)的職能機(jī)構(gòu)和組織體系，以協(xié)調(diào)管理人員的日常工作；有利于節(jié)約和調(diào)動(dòng)人力、物力、財(cái)力；統(tǒng)一控制和調(diào)動(dòng)，加速資金周轉(zhuǎn)，保證會(huì)計(jì)核算工作順利進(jìn)行，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)的“反映和監(jiān)督”的職能。使我們的財(cái)務(wù)管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)能環(huán)環(huán)相連，做到以經(jīng)濟(jì)主體運(yùn)行的有序性來(lái)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的非確定性。財(cái)務(wù)部設(shè)置成本控制部及成本經(jīng)理，直屬財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)總監(jiān)管理，對(duì)于整個(gè)飯店的成本控制、毛利率的調(diào)整、成本核算、合理庫(kù)存量的調(diào)整等，能起到?jīng)Q定性的作用。成本經(jīng)理又管轄食品控制員、飲料、煙酒控制員、物料用品控制員，使他們對(duì)自己分管的項(xiàng)目，各司其職，各負(fù)其責(zé)，形成層層把關(guān)，有利于飯店總成本的控制。成本控制部的工作范圍就是成本核算，尤其是餐飲成本核算(一般飯店均配置2-3名工作人員)。按慣例．餐飲部各餐廳的菜單上的每一道菜肴，都必須有一份標(biāo)準(zhǔn)的成本核算單，這是一項(xiàng)工作量巨大的又十分繁瑣細(xì)膩的工作(又稱菜單工程)，每一份菜肴的所有原料、輔助配料的分量、單價(jià)都必須一一核算并記錄在案。這項(xiàng)工作就是由成本控制部與廚師共同完成，完成后的“標(biāo)準(zhǔn)菜單配方”是各個(gè)餐廳廚師日常操作的樣板和“圣經(jīng)”，主要菜單經(jīng)過(guò)試制整盤(pán)，還要拍照立樣。形成菜單資料庫(kù)，成本控制部要據(jù)此進(jìn)行成本核算和控制，發(fā)現(xiàn)有不正常的成本訊號(hào)．有向廚師長(zhǎng)提出予警的職責(zé)。有了成本控制部的合作，餐飲部可以在每個(gè)月心中有數(shù)地完成部門(mén)的目標(biāo)利潤(rùn)。試想一下如果沒(méi)有成本控制，餐飲部工作就會(huì)缺乏理性指導(dǎo)而只能“跟著感覺(jué)走”，而我們王子國(guó)際飯店缺少的就是這本“圣經(jīng)”。  

   其二，采購(gòu)部與倉(cāng)庫(kù)直屬財(cái)務(wù)部，便于了解商業(yè)、市場(chǎng)行情，降低經(jīng)營(yíng)成本，防止濫用資金和積壓物資。其優(yōu)點(diǎn)是：1、有利于飯店采購(gòu)成本的控制。飯店采購(gòu)價(jià)格如何確定直接影響成本的水平。國(guó)際飯店內(nèi)對(duì)采購(gòu)成本確定一般是由采購(gòu)部與財(cái)務(wù)部共同派員調(diào)查確認(rèn)，對(duì)任何一個(gè)“采購(gòu)申請(qǐng)單”一定要充分調(diào)查，實(shí)行貨比三家，最后由財(cái)務(wù)總監(jiān)決定，對(duì)食品原料貨物的采購(gòu)，因其價(jià)格隨季節(jié)變化頻繁，一定要由餐飲部，成本控制部、采購(gòu)部共同派員進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果扣除一定的批零差價(jià)，最后確定采購(gòu)價(jià)。采購(gòu)價(jià)格不會(huì)由采購(gòu)部門(mén)和供應(yīng)商說(shuō)了算。2、有利于調(diào)控成本率。餐飲部成本率高低如何變化與采購(gòu)部進(jìn)貨價(jià)關(guān)系密切，如果發(fā)生餐飲成本率異常，財(cái)務(wù)部門(mén)就可以立即采取行動(dòng)，降低采購(gòu)品種和質(zhì)量，從而調(diào)整到適當(dāng)?shù)膬r(jià)格和成本率。3、采購(gòu)部直屬財(cái)務(wù)部除了有利于財(cái)務(wù)部了解價(jià)格行情、及時(shí)監(jiān)控降低成本外，還有利于避免部門(mén)分散，互相扯皮情況的發(fā)生。  

   其三，設(shè)置專職的日審與夜審。我國(guó)加入WTO兩年多來(lái)，各行各業(yè)都與世界接軌，國(guó)內(nèi)飯店也應(yīng)向國(guó)際飯店看齊靠攏，對(duì)收入的確定是國(guó)際飯店十分重要的工作，為了保證收入準(zhǔn)確及時(shí)，國(guó)際飯店專門(mén)設(shè)置了日間稽核員（日審）和夜間稽核員（夜審），“從事夜間核數(shù)工作的人員過(guò)去中國(guó)飯店、賓館沒(méi)有這個(gè)職務(wù)”。由收款員到夜審、日審核對(duì)收入，層層審查、層層把關(guān)、確保飯店的收入不受損失，也保證了客戶應(yīng)收帳款的及時(shí)回收。餐廳收款員下班后，他們的收款機(jī)要由夜班核數(shù)員去清機(jī)，因?yàn)榍鍣C(jī)號(hào)碼和鑰匙只有夜班專人掌握，清機(jī)的同時(shí)打印出當(dāng)班收入報(bào)告及收款員的值班報(bào)告；同時(shí)日審對(duì)餐廳送來(lái)的菜單定單與報(bào)表核對(duì)，從管理制度上保證了收入的準(zhǔn)確無(wú)誤。夜班審核專門(mén)在晚上10-早6點(diǎn)上班，主要負(fù)責(zé)審核各營(yíng)業(yè)點(diǎn)交來(lái)的收款報(bào)告和帳單，做銷售總結(jié)報(bào)告，并與前廳接待報(bào)告核對(duì)，當(dāng)天的收入報(bào)告第二天早上8：30前報(bào)告財(cái)務(wù)總監(jiān)，經(jīng)過(guò)夜審、日審工作，保證收入的及時(shí)入帳、結(jié)帳，不易跑帳漏帳，十分科學(xué)。曾經(jīng)聽(tīng)說(shuō)某飯店新來(lái)一位不熟悉業(yè)務(wù)的總經(jīng)理曾經(jīng)懷疑收款主管存在收款不入帳問(wèn)題，竟下令進(jìn)行核查，一查才知道，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，經(jīng)過(guò)日審、夜審的工作，根本不可能導(dǎo)致主管收入不入帳問(wèn)題的產(chǎn)生。

   其四，餐廳和其他收銀由財(cái)務(wù)部管理，收銀員不直接同客戶接觸；通過(guò)服務(wù)員的媒介，避免在收銀員、客人、服務(wù)員之間出現(xiàn)漏洞和差錯(cuò)，同時(shí)也便于互相監(jiān)督和控制餐飲成本和營(yíng)收。  

   其五，總出納集中管理飯店資金的統(tǒng)收統(tǒng)支，國(guó)際飯店對(duì)現(xiàn)金流量的控制與管理十分重視，“現(xiàn)金是金”的理念，深入人心。內(nèi)部控制程序嚴(yán)謹(jǐn)又十分清晰。財(cái)務(wù)部對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金（含銀行存款）要求必須每日盤(pán)點(diǎn)，并向財(cái)務(wù)總監(jiān)提交《每日現(xiàn)金流量表》�，F(xiàn)金的盤(pán)點(diǎn)人是由日審（稽核）進(jìn)行的，目的是保證庫(kù)存現(xiàn)金的安全和合理使用。按規(guī)定每月財(cái)務(wù)部必須按期編制現(xiàn)金流量計(jì)劃與供應(yīng)商付款計(jì)劃，并向總經(jīng)理報(bào)告付款情況。以保證現(xiàn)金按規(guī)定計(jì)劃流動(dòng)，確保飯店的正常運(yùn)營(yíng)。對(duì)飯店現(xiàn)金的支付程序也十分嚴(yán)格，每一筆現(xiàn)金支付都要經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的審簽同意，對(duì)總經(jīng)理的開(kāi)支，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后還要報(bào)上級(jí)主管審批。缺一項(xiàng)簽章現(xiàn)金都不能支付出去。各行政與營(yíng)業(yè)部門(mén)均無(wú)權(quán)對(duì)外直接采購(gòu)物品，都必須通過(guò)“采購(gòu)申請(qǐng)單”一個(gè)渠道，按規(guī)定逐級(jí)批準(zhǔn)后，由采購(gòu)部集中辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)，經(jīng)財(cái)務(wù)部的驗(yàn)貨、業(yè)務(wù)使用部門(mén)收貨后，此筆采購(gòu)費(fèi)用方可支出。國(guó)內(nèi)飯店對(duì)現(xiàn)金流量的管理重視程度不夠，不能說(shuō)沒(méi)有計(jì)劃性，但畢竟線條較粗，更不可能做到天天盤(pán)點(diǎn)，天天編制現(xiàn)金流量表，對(duì)本部門(mén)使用的物品，由本部門(mén)申請(qǐng)資金后即可指派采購(gòu)或者本部門(mén)員工購(gòu)買。而后總經(jīng)理簽字后即可到財(cái)務(wù)部報(bào)銷支款，中途甚至不必驗(yàn)收。

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