溝通作用HR不能小覷

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     只要存在兩個(gè)人以上的地方就存在在溝通，缺乏有效的溝通往往產(chǎn)生誤解和矛盾。

     雖然，從一般意義上講，所有的管理人員都負(fù)有溝通的責(zé)任。但人力資源部門作為企業(yè)管理的核心部門應(yīng)責(zé)無旁貸的承擔(dān)起“溝通樞紐”的職責(zé)，從員工一踏進(jìn)公司大門到員工因?yàn)楦鞣N原因離開公司，只有人力資源部是始終伴其左右的，時(shí)時(shí)與之發(fā)生聯(lián)系的部門，“溝通”成為HR 一直要作，并且做也做不完的工作。伴隨一個(gè)員工在企業(yè)的成長(zhǎng)，發(fā)展的足跡，HR 的溝通工作也是形式多樣，不拘一格的。  定期回訪凝聚新員工

     對(duì)于新加入企業(yè)的員工一般都會(huì)進(jìn)行入職培訓(xùn)，但很多企業(yè)只停留在這一段，培訓(xùn)后進(jìn)入工作崗位就不聞不問了，而一些知名的大企業(yè)則采取定期回訪新員工的方式來增進(jìn)雙方的溝通和理解，具體方法可以在入職的30天、60天和90天分別于參加入職培訓(xùn)的新員工進(jìn)行工作回顧座談，了解他們?cè)诠ぷ髦杏龅降膯栴}、提出的意見、建議及對(duì)他們的入職培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行考核等。

     新員工第一次進(jìn)入公司的工作環(huán)境，往往對(duì)未來抱有美好的憧憬，對(duì)自己也信心百倍，具有很強(qiáng)的參與意識(shí)和自我表現(xiàn)欲望因而能提出很多有價(jià)值的意見和建議。另外，對(duì)新員工進(jìn)行30、60、90天的回顧座談能使他們感受到很受企業(yè)重視，從而增強(qiáng)他們對(duì)企業(yè)的歸屬感，真正成為加入到企業(yè)中的新鮮血液。

     績(jī)效面談促進(jìn)業(yè)績(jī)提升

     績(jī)效考核是一項(xiàng)重要工作。無論考核的期限、內(nèi)容和方式如何，考核結(jié)束后，公司都應(yīng)就考核結(jié)果與員工進(jìn)行正式的績(jī)效面談，面談內(nèi)容應(yīng)主要包括三個(gè)部分：被考核者對(duì)自己工作的考核評(píng)價(jià)，面談?wù)邔?duì)被考核者工作的評(píng)價(jià)、期望和要求，被考核者對(duì)考核者結(jié)果是否接受、有何意見等。

     很多企業(yè)非常重視考核，卻忽視就考核結(jié)果對(duì)員工進(jìn)行溝通。經(jīng)常發(fā)完獎(jiǎng)金或扣工資后就了事�？己巳狈�公開性和透明性，經(jīng)不起員工的質(zhì)疑。也就起不到考核要鼓勵(lì)先進(jìn)、警示后進(jìn)、提高績(jī)效的作用。相反會(huì)導(dǎo)致不必要的誤解，并且對(duì)中層管理者的管理工作也缺乏有效的監(jiān)督。因此，從這一角度來講，考核后的直接面談比考核本身更加重要。

     庭辯維護(hù)處分公正

     同績(jī)效考核結(jié)束后的面談一樣，公司規(guī)定的紀(jì)律處分是希望通過處分的方式達(dá)到改進(jìn)工作的目的，而不僅僅是處分的表面形式，因此在決定了給員工紀(jì)律處分之后，同員工進(jìn)行公正、客觀、面對(duì)面的溝通極為重要。這種溝通有以下幾方面要求：

     要求有正式的書面材料，主要包括被處分人的重要信息、違規(guī)事件的詳細(xì)記錄、調(diào)查過程及證據(jù)、處理決定及所依據(jù)的公司規(guī)章制度條文、當(dāng)事人簽字即面談時(shí)間。

     要求有三方在場(chǎng)，包括被處分的員工、決定給其處分的管理人員以及人力資源部人員。

     溝通要在封閉的環(huán)境下進(jìn)行對(duì)溝通的內(nèi)容允以保密。

     溝通首先在被處分員工和管理者之間進(jìn)行，主要是對(duì)被處分事件進(jìn)行回顧，探討細(xì)節(jié)，檢查雙方是否對(duì)該事件還存在不同意見，在此過程中，人力資源部人員作為見證，確保在調(diào)查事實(shí)過程中沒有出現(xiàn)誘導(dǎo)和強(qiáng)迫有意歪曲事實(shí)的行為，保證對(duì)事件的調(diào)查客觀、公正。

     在對(duì)事實(shí)沒有異議的基礎(chǔ)上，管理人員向背處分員工宣布處分決定，并詢問員工是否接受，此時(shí)，員工可以充分表達(dá)自己的看法，如對(duì)規(guī)章制度有疑問由人力資源部門負(fù)責(zé)解釋。此過程類似法庭的自由辯論過程，目的在于給雙方一次溝通的機(jī)會(huì)加強(qiáng)對(duì)違規(guī)事件的認(rèn)識(shí)。

     簽字確認(rèn)。如對(duì)處分沒有異議，則三方分別簽字，如員工對(duì)處分有異議，可拒絕簽字，則管理人員或上報(bào)調(diào)整處分決定，或強(qiáng)制執(zhí)行。

     通過以上的細(xì)節(jié)要求，可以在很大程度上保證對(duì)違規(guī)事件的客觀調(diào)查，對(duì)違規(guī)員工的深入溝通，從而防止工作失誤及對(duì)員工的不公平對(duì)待，達(dá)到消除誤解、加強(qiáng)溝通、促進(jìn)工作目的。

      秘密溝通謹(jǐn)慎實(shí)行

     這種溝通策略由于對(duì)人力資源部人員的綜合素質(zhì)要求較高，尚未被企業(yè)廣泛應(yīng)用，但它卻是人力資源部主動(dòng)開張工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過這項(xiàng)工作即能在無形中化解很多潛在的危機(jī)，防患于未然，又能夠加強(qiáng)對(duì)員工真實(shí)工作狀況的了解，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供珍貴的信息，還能夠深入傳達(dá)、解釋公司的管理政策和規(guī)定，加強(qiáng)相互的理解。秘密溝通通常采取個(gè)別溝通形式，并注意為溝通雙方保守秘密。

     溝通目的

     了解目標(biāo)團(tuán)隊(duì)的整體狀況。通過與團(tuán)隊(duì)成員單獨(dú)秘密溝通，了解該團(tuán)隊(duì)整體的工作效率、團(tuán)體凝聚力、團(tuán)體作風(fēng)、團(tuán)體秩序等問題。

     了解目標(biāo)團(tuán)體領(lǐng)導(dǎo)人的情況，通過與團(tuán)隊(duì)成員單獨(dú)秘密溝通，可在一定程度上了解團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的工作情況、職業(yè)操守、人格特質(zhì)等情況，尤其是擬對(duì)該領(lǐng)導(dǎo)人晉升或處分之前，進(jìn)行這樣的秘密溝通，可為決策提供更多依據(jù)。

     了解目標(biāo)團(tuán)隊(duì)的特殊問題，如公司發(fā)現(xiàn)目標(biāo)團(tuán)隊(duì)存在某種特殊問題或針對(duì)特定事件進(jìn)行深入了解取證。

     了解溝通對(duì)象自身的情況，包括工作狀態(tài)、意見、建議、職業(yè)生涯規(guī)劃、生活困難等一切公司關(guān)心的問題。

      溝通主體

     實(shí)施工作中秘密溝通的主體，必須是人力資源部資深的專業(yè)人員，首先必須具備嚴(yán)格的職業(yè)操守，能夠?qū)�溝通的�?nèi)容嚴(yán)格保密，并能選擇一適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)和適當(dāng)?shù)姆绞�，有效的解決溝通中反映的問題，又妥善的保護(hù)了溝通者的利益，其次，必須具備極強(qiáng)的親和力并熟練掌握各種溝通技巧，以最大程度的實(shí)現(xiàn)溝通目的。

     溝通對(duì)象

     根據(jù)溝通主體選擇的不同視角或欲實(shí)現(xiàn)的不同目的可以選取以下幾類人群作為溝通對(duì)象：新入職人員、老員工、有離職傾向的人員、工作表現(xiàn)出色的人員、工作表現(xiàn)很差的人員、問題人員、具備鮮明個(gè)性特質(zhì)的人員、目標(biāo)事件相關(guān)的人員、隨機(jī)抽取的人員。

     溝通成果及處理方式

     這種秘密溝通通常會(huì)獲得以下幾個(gè)方面的成果：

     獲得溝通對(duì)象的個(gè)人信息，這種極近距離的面對(duì)面溝通常常會(huì)極大的拉近溝通雙方的心理距離，有時(shí)甚至?xí)�使溝通�?duì)象袒露不被公司所接受的個(gè)人秘密，對(duì)此，溝通主體必須報(bào)以絕對(duì)的尊重，在勸其改正的同時(shí)為其保守秘密，若發(fā)現(xiàn)其問題具有一定的普遍性或暴露了公司管理上的問題，在溝通完畢一段時(shí)間以后，尋找合適的時(shí)機(jī)或方式進(jìn)行調(diào)查或改進(jìn)，以避免對(duì)溝通對(duì)象的不尊重，另外，在向上級(jí)匯報(bào)秘密溝通的這一項(xiàng)工作成果時(shí)，應(yīng)避免暴露溝通對(duì)象的身份，而只匯報(bào)有價(jià)值的成果。

     聽取溝通對(duì)象的投訴，處理這類問題的關(guān)鍵在于沉著冷靜，不能由于急于調(diào)查其真實(shí)性暴露了溝通對(duì)象的身份，損害其利益，而應(yīng)冷卻一段時(shí)間后，尋找合適的時(shí)機(jī)和方式進(jìn)行。

     收集對(duì)于目標(biāo)人員或事件作判斷有價(jià)值的依據(jù)，對(duì)于這類信息應(yīng)及時(shí)上報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)或主管以便作出正確的決策。但不能暴露溝通對(duì)象的身份，必要時(shí)可就關(guān)心的問題在做其它形式的調(diào)查，以掩蓋真正的信息來源。

     這是一種復(fù)雜程度很高的溝通，如不注意采用適當(dāng)合適方法，就很容易引起相關(guān)部門管理人員與人力資源部門的矛盾甚至沖突。因?yàn)樗麄儠?huì)覺得人力資源部門在介入他的內(nèi)部管理。所以執(zhí)行中一點(diǎn)光要慎之又慎。人力資源的溝通能力若不具備，則寧可不做。當(dāng)然，操作穩(wěn)當(dāng)?shù)拿販贤▽?duì)于溝通對(duì)象的心理激勵(lì)作用也是非常顯著的，對(duì)于公司的深入管理也是很重要的。隨著企業(yè)管理的日趨深化、細(xì)致化、和人性化，對(duì)這種專業(yè)溝通的需求越來越多，而且越來偏向于員工個(gè)人的心理輔導(dǎo)，這就要求企業(yè)內(nèi)部人力資源專業(yè)工作者必須不斷學(xué)習(xí)知識(shí)、加強(qiáng)溝通的技能以及提高自身的綜合素質(zhì)。

     娛樂互動(dòng)聯(lián)絡(luò)家屬感情

     在中國(guó)文化中，“家”有著極其特殊和重要的意義----關(guān)系不是十分親近的人是不會(huì)被請(qǐng)到家里來做客的，也不會(huì)向?qū)Ψ酵嘎毒唧w情況，相反，如果能夠進(jìn)入家的領(lǐng)域，則說明雙方的關(guān)系已經(jīng)達(dá)到相對(duì)親密關(guān)系。而獲得家屬的支持也是激勵(lì)員工和穩(wěn)定隊(duì)伍的重要手段。

     家庭活動(dòng)日正式為員工之間和領(lǐng)導(dǎo)與員工之間搭建的一座連接各自家庭的橋梁。通常，以年輕父母和年幼子女為一個(gè)家庭的基本組合發(fā)起活動(dòng)，可以采取兒童節(jié)歡慶活動(dòng)、公園活動(dòng)、聚餐、郊游等不同的形式，也有的公司在年度聯(lián)歡會(huì)上邀請(qǐng)家屬參與節(jié)目等等。

     無論采取那種形式，公司的領(lǐng)導(dǎo)都務(wù)比參加，入果能像其他員工一樣協(xié)同自己的家人出席，則活動(dòng)效果會(huì)更加顯著。

     離職面談促進(jìn)公司管理

     對(duì)于經(jīng)過挽留無效而自動(dòng)辭職的員工，在其辦理完一切離職手續(xù)后應(yīng)與其進(jìn)行正式的離職面談。面談要求單獨(dú)進(jìn)行，面談的內(nèi)容包括公司希望了解的信息以及離職員工愿意提供的一切信息。

     離職人員因?yàn)橐央x開公司，在思想上往往會(huì)減輕很多包袱，此時(shí)作面談經(jīng)�？梢粤私獾奖容^客觀真實(shí)的情況，為公司改進(jìn)工作提供非常寶貴的資料，當(dāng)讓，有些在離職時(shí)不太愿意說出公司存在的一些問題和不足，或許他們心中有顧慮，不希望在臨走之時(shí)再招惹麻煩，其實(shí)這樣的員工掌握的情況往往比較重要。不愿意說的時(shí)候就不要強(qiáng)求。不妨留下他們的聯(lián)系方式，待其穩(wěn)定的在新公司就職后，在尋找恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)，或許那時(shí)的信息更加真實(shí)有效。

     總之，溝通在企業(yè)中無處不在，HR 須建立行之有效的溝通系統(tǒng)，讓多種溝通形式交織成密集的溝通網(wǎng)絡(luò)，支持著各種信息在企業(yè)內(nèi)部準(zhǔn)確、充分、快速的傳遞，讓溝通真正成為企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)的潤(rùn)滑劑。

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本文轉(zhuǎn)載自互聯(lián)網(wǎng)

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