五步堵住酒店采購漏洞

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采購是酒店的門戶，采購部采購回來原材料的好壞不僅決定著菜品的質(zhì)量，在一定程度上還制約著酒店的效益！如何才能堵住采購過程中的漏洞呢？

物價(jià)核定小組的成員由采購部經(jīng)理、行政總廚、財(cái)務(wù)總監(jiān)、店長(zhǎng)組成，他們的共同職能是當(dāng)需要采購一批大宗物品時(shí)，統(tǒng)計(jì)員和采購員要先提供兩個(gè)以上的供貨點(diǎn)，報(bào)價(jià)給物價(jià)核定小組做參考。物價(jià)核定小組會(huì)不定期的到市場(chǎng)上考察價(jià)格，根據(jù)調(diào)查的結(jié)果決定購買地點(diǎn)和價(jià)格。這個(gè)小組的另一個(gè)職能是確定對(duì)外招標(biāo)物品的供貨商。酒店應(yīng)該通過招標(biāo)的方式確定供貨商，比如酒水、蔬菜、家禽、糧油等的供貨商家以及洗滌廠家等，物價(jià)核定小組要根據(jù)各家供貨商提供的價(jià)位和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確定哪家中標(biāo)。這樣不僅限制了采購員的權(quán)限，由于采購部經(jīng)理、行政總廚、財(cái)務(wù)總監(jiān)、店長(zhǎng)四人共同把關(guān)，杜絕了采購中貓膩事件的發(fā)生。

統(tǒng)計(jì)員主要的工作就是每天到市場(chǎng)上調(diào)查各種原材料的價(jià)格，把調(diào)查的結(jié)果提供給物價(jià)核定小組，以便于物價(jià)核定小組確定供貨價(jià)。除此之外，統(tǒng)計(jì)員還要幫助財(cái)務(wù)核對(duì)實(shí)際收款和廚房的出菜單據(jù)的準(zhǔn)確性。簡(jiǎn)單地說他就是一個(gè)市場(chǎng)調(diào)價(jià)員。

酒店采購員的人數(shù)要根據(jù)酒店的大小設(shè)置，如果酒店的規(guī)模比較大，就要設(shè)立專門的采購部，由采購經(jīng)理、市場(chǎng)審計(jì)、采購員、庫管員組成。如果是小型的酒店，只設(shè)置一名采購員就可以。一般采購員的直接上司有兩位：采購經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理。采購經(jīng)理主要負(fù)責(zé)日常工作安排及考勤管理，財(cái)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)賬務(wù)的監(jiān)督管理，采購員負(fù)責(zé)公司物品的采購工作。在采購時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：

1、審核各部門提交的采購計(jì)劃是否已經(jīng)由相關(guān)部門或主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，申購單要素是否齊全，真實(shí)有效，沒有審批的申購單應(yīng)核實(shí)后再執(zhí)行；

2、及時(shí)與庫管溝通，看所需采購的物品是否還有存貨，各部門提交的采購計(jì)劃是否有重復(fù)，是否可以進(jìn)行合理調(diào)劑，經(jīng)確認(rèn)后再執(zhí)行；

3、在采購時(shí)發(fā)現(xiàn)市面供貨情況不能滿足需求時(shí)，不能私自做主換購其它物品，需迅速向申購部門反饋信息，協(xié)商解決。

4、在采購過程中及時(shí)了解掌握市場(chǎng)物品價(jià)格信息的變化，把可靠的供貨商信息和采購地點(diǎn)提供給物價(jià)小組，如果發(fā)現(xiàn)更合理的采購方案要及時(shí)匯報(bào)；發(fā)現(xiàn)對(duì)酒家有用的市場(chǎng)信息要及時(shí)溝通；發(fā)現(xiàn)新上市的食品信息應(yīng)及時(shí)上報(bào)廚師長(zhǎng)，供其制作新菜參考。

第一步審核申購單

每晚下班前廚師長(zhǎng)和大堂經(jīng)理要將審查好的申購單簽字后交給采購部。申購單為一式三聯(lián)，一聯(lián)留底用，一聯(lián)交給庫管員，第二天驗(yàn)收貨物時(shí)核對(duì)數(shù)目用，一聯(lián)交采購部作為采購物品的清單。如果單項(xiàng)物品超過200元，或者屬于新增加的物品，應(yīng)先交給總經(jīng)理審查，總經(jīng)理簽字同意后才能生效。

第二步采購員購貨

采購員接到申購單后，要及時(shí)和庫房聯(lián)系，根據(jù)申購物品核對(duì)庫存，確定該物品已無庫存后，再去市場(chǎng)上采購，對(duì)于那些定點(diǎn)采購的物品，采購員可直接電話通知供貨商準(zhǔn)備好次日需要的物品。采購時(shí)要索要正規(guī)發(fā)票，準(zhǔn)確填寫抬頭。

第三步物品入庫

采購員采購回所需原材料后。如果是直撥物資，庫管員根據(jù)前一天的申購單和購買憑證驗(yàn)收貨物的數(shù)量，廚房驗(yàn)收貨物的質(zhì)量，審計(jì)員根據(jù)物品的單價(jià)和實(shí)際支付的總金額驗(yàn)收貨物：如果是入庫商品，庫管員要根據(jù)申購單核對(duì)物品的數(shù)量和規(guī)格，審計(jì)員出示單價(jià)及總金額，遇到需要用料人來確定物品質(zhì)量的情況，用料人要現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)貨。

第四步填寫報(bào)銷單

直撥物資報(bào)銷方法：庫管員驗(yàn)收完物品后，根據(jù)驗(yàn)收的單據(jù)填寫三聯(lián)直撥報(bào)銷單（一聯(lián)廚師長(zhǎng)保留，一聯(lián)庫房保留，一聯(lián)做報(bào)銷憑證），然后由廚師長(zhǎng)、庫管、審計(jì)員、采購員簽字，然后交由總經(jīng)理簽字，只有五人全部簽字后才能報(bào)銷。入庫物資報(bào)銷方法：采購員購回入庫物資經(jīng)庫管員驗(yàn)收合格后，庫管員填寫入庫單據(jù)并簽字，再由審計(jì)員和采購員簽字，然后一聯(lián)留底，一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，總經(jīng)理簽字后就可報(bào)銷。

第五步出庫物資

每天早上各部門主管在本部門所需領(lǐng)用的領(lǐng)料單上簽字，庫管員根據(jù)領(lǐng)料單的數(shù)量發(fā)放物品。晚上下班前，相關(guān)部門主管需要到庫房統(tǒng)一簽領(lǐng)出庫單，出庫單共三聯(lián)，一聯(lián)留底備用，一聯(lián)報(bào)財(cái)務(wù)核算成本，一聯(lián)交相關(guān)部門參考。

其他要求：

1、酒水、低耗和一次性用品的申購。對(duì)于酒水、低耗物品和一次性用品，酒店應(yīng)該設(shè)置一個(gè)最低儲(chǔ)備量，當(dāng)某一物品達(dá)到最低儲(chǔ)備量時(shí)，庫管員要電話通知相應(yīng)的供貨商或采購購買，不再由使用部門出具申購單。
2、所有供貨商提供的物品質(zhì)量和價(jià)格，應(yīng)由采購、使用部門、審計(jì)、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理同意后方能實(shí)施。
3、所有采購組人員和車輛，在沒有采購任務(wù)時(shí)，皆應(yīng)在酒店內(nèi)，隨時(shí)待命（特殊情況除外。）

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